บริษัทเอกชนต้องเก็บรักษาเอกสารตามกฎหมายหลายฉบับ เช่น ประมวลกฎหมายภาษีสรรพสามิต พระราชบัญญัติการบัญชี ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ เป็นต้น การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการอาจก่อให้เกิดปัญหาแก่บริษัท เนื่องจากมีความรับผิดทางอาญา

ด้านล่างนี้คือข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับการเก็บรักษาเอกสารที่ทุกบริษัทควรทราบ:

• แบบฟอร์มภาษีทั้งหมดและเอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน รายงาน และใบแจ้งหนี้ ต้องเก็บรักษาไว้อย่างน้อยห้าปี;
• บริษัทต้องเก็บใบเสร็จรับเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และเอกสารประกอบดังนี้ (ก) เก็บแยกจากเอกสารอื่น (ข) จัดหมวดหมู่เอกสารตามลำดับเวลา และ (ค) ระบุหมายเลขสำหรับเอกสารทั้งหมดที่มุมบนขวาของเอกสาร

มีข้อกำหนดการเก็บรักษาเอกสารอื่นๆ ที่ระบุไว้ในกฎระเบียบอื่นๆ แต่เราจำเป็นต้องตรวจสอบการดำเนินงานของบริษัทอย่างละเอียดเพื่อพิจารณาว่าบริษัทนั้นอยู่ภายใต้กฎระเบียบใด

อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้เก็บเอกสารของบริษัทไว้เป็นเวลาสิบปี เนื่องจากเป็นระยะเวลาจำกัดทั่วไปภายใต้ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์