พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (“LPA”) กำหนดว่า เมื่อลูกจ้างฝ่าฝืนกฎระเบียบการทำงานหรือมาตรการทางวินัยที่ชอบด้วยกฎหมายอื่น ๆ ที่นายจ้างกำหนด นายจ้างอาจตักเตือนลูกจ้างโดยส่งจดหมายเตือนไปยังลูกจ้างได้ นายจ้างอาจเลิกจ้างสัญญาจ้างงานโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยให้แก่ลูกจ้าง หากลูกจ้างกระทำผิดซ้ำในลักษณะเดียวกันภายในหนึ่งปี (นับจากวันที่ได้รับจดหมายเตือนครั้งแรก)

อย่างไรก็ตาม LPA ไม่ได้ระบุรายละเอียดขั้นต่ำที่ควรระบุไว้ในจดหมายเตือน ในหลายกรณี ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ได้จัดทำ/ส่งจดหมายเตือนอย่างถูกต้อง ทำให้ลูกจ้างตกอยู่ในสถานการณ์ที่เสียเปรียบเมื่อถูกฟ้องร้องและเรียกร้องค่าชดเชย (และค่าสินไหมทดแทนอื่น ๆ)

อย่างไรก็ตาม LPA ไม่ได้ระบุรายละเอียดขั้นต่ำที่ควรระบุไว้ในจดหมายเตือน ในหลายกรณี ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ได้จัดทำ/ส่งจดหมายเตือนอย่างถูกต้อง ทำให้ลูกจ้างตกอยู่ในสถานการณ์ที่เสียเปรียบเมื่อถูกฟ้องร้องเรียกค่าชดเชย (และค่าชดเชยอื่น ๆ)

เพื่อให้จดหมายเตือนมีผลบังคับใช้ นายจ้างควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• จดหมายต้องออกโดยนายจ้างหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายจากนายจ้าง;
• ต้องระบุวันที่ในจดหมายเสมอ;
• จดหมายต้องมีรายละเอียดของการละเมิด (อะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน และอย่างไรที่เกิดการละเมิด) และข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องของกฎระเบียบการทำงานที่ลูกจ้างละเมิด (ถ้าเป็นไปได้); และ
• จดหมายต้องสั่งให้ลูกจ้างไม่กระทำการละเมิดเช่นนั้นอีก

นายจ้างควรขอให้ลูกจ้างลงนามยืนยันการรับจดหมาย อย่างไรก็ตาม หากลูกจ้างปฏิเสธที่จะลงนามยืนยันการรับจดหมาย นายจ้างอาจอ่านจดหมายให้ลูกจ้างฟังต่อหน้าพยานอย่างน้อยหนึ่งคนก็ได้